Política de firmas
POLITICA DE FIRMAS UNIVERSIDAD DEL ITSMO - ADMISIONES
Política De Firmas – línea
1. Si se realiza el agendamiento en llamada, aplica la firma para la persona que realiza el proceso
en HubSpot.
2. Si se recibe llamada de algún aspirante que ya habia generado la preinscripción y se evidencia
que no hay firma al proceso de agenda, se realiza el acompañamiento y seguimiento
completo (efectivo). Para que pueda realizar la firma.
3. Si se tiene cambio de programa, aplica la firma para el experto que realiza cambio de
programa.
4. Las agendas deben quedar en llamada, no se aceptan toma de datos para subir fuera del
turno, esto con el fin de no tener afectaciones en calidad.
5. En los escenarios donde se haya enviado comunicados por correo electrónico y este tenga
una respuesta positiva del proceso, la firma aplicará cuando este respaldado por una nota
completa y print de pantalla dentro de ella.
6. Cuando ingrese registros agendados por sede, solo aplicará la firma cuando se evidencie un
seguimiento sustentando, dando continuidad a la gestión de ellos.
7. La firma solo aplicará para efectos de pago en el escenario donde se culmine el proceso
respectivo en UGL (Matriculado).
8. Si para finales de cada cuatrimestre se realiza proceso con gestión de “Siguiente cohorte”
aclarando que el agendamiento será para dicho periodo, se deberá respetar la firma para
efectos de pago.
9. Si el aspirante tuvo un proceso de agenda de una cohorte anterior, pero finalmente no fue
concretado con la matricula, y se comunica para hacerla de nuevo en la cohorte vigente, la
firma corresponderá al experto que realiza el proceso nuevo.
10. Por la gestión realizada dentro de la cohorte (Gestión completa) con resultado agendamiento
que no se logra concretar por la razón que fuere dentro de ese mismo mes, este aspirante
será respetado a lo largo de la cohorte académica.
Aclaratorios:
• Para las personas que están en su periodo de vacaciones, incapacidad, licencia o calamidad,
superior a 3 días vamos a respetar las firmas, no obstante, las gestiones comerciales deben
hacerse con normalidad, estos procesos se deben compartir con copia al correo de cada
supervisor.
• Cuando realicemos proceso de agendamiento debemos documentarlo con nota completa
en HubSpot, si se presenta alguna novedad, falla, incidencia o proceso que este pendiente
desde algún aplicativo dejamos una breve nota mencionando que está pendiente subir nota
por la razón correspondiente hasta su solución.
o La nota deberá tener las siguientes características.
▪ Programa de inscripción.
▪ Fecha de cargue de documentos.
▪ Método de pago.
▪ Mención beneficios y características del programa.
• En cualquier escenario que no permita realizar cambio de firma en el aplicativo HubSpot,
deberá ser escalado con su supervisor a través de los archivos correspondientes.
Política de Firmas – Redes Sociales
1. La firma le corresponderá a la persona que en primera instancia le entregue toda la
información del programa evidenciando perfilamiento y modos de pago. Si el compañero
retoma la conversación deberá subirla a nombre de este y notificarle mediante correo
electrónico para su seguimiento con copia al supervisor.
2. La información brindada tendrá vigencia por toda la cohorte académica, si dicha información
se entrega en un periodo diferente se podrá retroalimentar al aspirante y proceder con la
firma sin problema.
3. Cuando realicemos proceso de agendamiento debemos documentarlo con nota completa en
HubSpot, si se presenta alguna novedad, falla, incidencia o proceso que este pendiente desde
el aplicativo dejamos una breve nota mencionando que está pendiente subir inscripción la
razón que fuere.
o Resumen de oferta brindada.
o Programa de inscripción.
o Fecha de cargue de documentos.
o Método de pago.
o Número del caso.
4. Las agendas del canal DEBEN QUEDAR CARGADAS EL MISMO DÍA Y FIRMADA A NOMBRE DE
QUIEN CORRESPONDA CON BASE EN PUNTO NO. 1, lo único que debemos dejar para otro
momento son los documentos, estos se deben solicitar en el chat de inscripción, si no se
tienen por parte del aspirante debemos indicarle al compañero.
5. Si evidenciamos un aspirante que se agendo por sede y después de los días no le avanza el
proceso, esta inscripción quedará para la persona que realiza el seguimiento del proceso
(Debe ser un seguimiento efectivo, cargue de documentos, caso de revisión, etc.).
o Número de caso.
o Fecha de cargue de documentos (En lo posible enviarlos de una al chat).
o Método de pago (financiación o contado).
6. En los escenarios donde se haya enviado comunicados por correo electrónico y este tenga
una respuesta positiva del proceso, la firma aplicará cuando este respaldado por una nota
completa y print de pantalla dentro de ella.
7. Cuando ingrese registros inscritos por sede, solo aplicará la firma cuando se evidencie un
seguimiento sustentando, dando continuidad a la gestión de ellos.
8. La firma solo aplicará en el escenario donde se culmine el proceso respectivo en HubSpot.
9. Si para finales de cada cuatrimestre se realiza proceso con gestión de “Siguiente cohorte”
aclarando que el agendamiento será para dicho periodo, se deberá respetar la firma para
efectos de pago.
10. Si el aspirante tuvo un proceso de agenda de una cohorte anterior, pero finalmente no fue
concretado con la matricula, y se comunica para hacerla de nuevo en la cohorte vigente, la
firma corresponderá al experto que realiza el proceso nuevo.
11. Por la gestión realizada dentro de la cohorte (Gestión completa) con resultado agendamiento
que no se logra concretar por la razón que fuere dentro de ese mismo mes, este aspirante
será respetado a lo largo de la cohorte académica.
Aclaratorio:
• Para las personas que están en su periodo de vacaciones, incapacidad, licencia o calamidad,
superior a 3 días vamos a respetar las firmas, no obstante, las gestiones comerciales deben
hacerse con normalidad, estos procesos se deben compartir con copia al correo de cada
supervisor.
• Cuando realicemos proceso de agendamiento debemos documentarlo con nota completa
en HubSpot, si se presenta alguna novedad, falla, incidencia o proceso que este pendiente
desde algún aplicativo dejamos una breve nota mencionando que está pendiente subir nota
por la razón correspondiente hasta su solución.
o La nota deberá tener las siguientes características.
▪ Programa de inscripción.
▪ Fecha de cargue de documentos.
▪ Método de pago.
▪ Mención beneficios y características del programa.
▪ Número del caso.
• En cualquier escenario que no permite realizar cambio de firma en el aplicativo HubSpot,
deberá ser escalado con su supervisor a través de los archivos correspondiente